保护你的纸张:在你的自存设施内保存实物文件的四种方法

虽然你可能已经采取了预防措施来保护你的自存操作不受网络威胁,但是你上一次检查你在房产上保存的实物文件的安全性是什么时候,比如租赁协议和员工档案?这里有四种方法可以保护您的现场记录。

信息安全应是自我存储运营商的首要关切,包括保护重要客户和业务信息。尽管许多人严肃对待网络威胁,并采取行动保护其数字存储的文件和数据,但一些人忽视了对其实体文件的综合安全措施。

很多企业仍然在现场保存纸质文件。如果你不采取适当的步骤来保护和维护你的记录,比如自存租赁协议和员工档案,罪犯可以访问它们。是的,我们生活在数字时代,但无纸办公室并不普遍。实物文件的安全性应该是你自我存储安全计划的重要组成部分。这里有四个改进方法。

1.控制文件存取

所有重要的实物文件都应存放在一个安全的房间或单元中,只有一定数量的人可以进入。这个空间必须被锁定,并且对大多数的自储存团队来说是无法进入的。你也应该追踪谁进入空间,何时和为什么。

创建一个受控制的访问计划在安全过程中建立了一个明确的指挥链,并创建了一个如果文件最终丢失或被盗的历史记录。至关重要的是,你要知道什么时候进入空间,并控制谁可以访问钥匙或门代码。你允许越多的人进入安全区域,就越难确保文件得到保护。采取这一简单的步骤可以大大提高您的安全性。

2.追踪你在现场保存的文件

清楚地知道文件存放在网站上.自储设备可以存放法律、财务甚至医疗文件,特别是如果它向客户提供记录存储或管理服务的话。正确地标签和跟踪这些物品是很重要的。

在任何情况下,你都不应该简单地把重要的文件塞进一个房间或单位,然后忘记它们。至少,创建一个EXERL电子表格或单词文档,或者投资于一个跟踪程序,以编目被存储的特定文档。这个系统应该指定每个文档是什么,谁存储它,何时以及何时销毁它。这将确保你知道你在网站上有什么文档,以及你不再需要哪些文档。

3.了解纪录保留要求

无论你是为你的自助存储业务还是为客户存储物理文档,你都必须了解联邦和州的记录保留要求。例如,根据经验,如果你被审计,你至少应该保存三年的税务记录。与《健康保险可携带性和责任法》有关的文件必须保存至少六年。

学习规则和条例将教育你是否需要保留某些文件,以及它们应该保存多长时间才能销毁它们。值得注意的是,要求因州而异,所以对你做生意的任何州都要进行适当的研究。

4.采取措施保存文件

安全文档存储也是为了保存.如果你在你的自储财产上保存了重要的记录,你必须确保它们保持良好的状态。储存它们的房间或单位应该是气候控制的,相对不含湿度,没有灰尘和污垢。

如果你真的想保护你的文件,把它们放在媒体库里。不过,一般来说,一个通风良好和有组织的空间对于大多数的自储操作者来说是很好的。如果您无法正确地存储和保存您的物理文档,建议您将所有安全信息数字化。

虽然你可能没有你以前那样多的纸张文件保存在你的自我存储网站,但许多人和企业仍然保存着包含敏感信息的物理记录。只要他们存在,你就必须认真对待他们的保护。如果你实施一种安全策略,追踪你拥有的记录以及谁访问记录,你就能保护你的企业和租户。